役立つ！在庫管理のメリットや適切な在庫管理方法

「在庫の品質管理がうまくいかない」「棚卸の精度が上がらない」「在庫切れを起こしてしまった」など、在庫管理についてお悩みの方も多いのではないでしょうか。さらに、在庫管理が上手くいかないことは、過剰発注で無駄な在庫が増えたことによるスペース確保のための維持費用や、在庫を整理する作業にかかる人件費、長期保管による管理費といった様々なコストの増加にも繋がります。そこで今回は、在庫管理を行うことの重要性やメリット、適切な方法について説明します。

■重要！企業における在庫管理

在庫管理の重要ポイントとして、まず考えられるのが在庫不足の防止です。在庫管理が不十分であると、どの商品がいくつ在庫として保管されているのか、確実な数量を把握できないため、適切な数の発注が難しくなります。結果として、発注数が足りずに在庫が不足することになりかねません。このようなことが起きると、顧客がせっかく商品の購入を希望していても、当然販売することができなくなるため、販売機会の損失に繋がり、利益を得ることが出来なくなってしまうのです。つまり、売り上げを最大化するためには、顧客のニーズの数だけ在庫がなければなりません。
次に考えられるポイントは、過剰在庫の防止です。適切な数の発注ができないと、在庫不足だけでなく、在庫が過剰になることもありえます。必要以上に在庫を増やすことは、倉庫のスペースを過剰に取り、他の商品のスペースを圧迫しかねません。すると圧迫された商品の在庫数を減らさなければならなくなり、さらに保管スペースを増やすために新たに倉庫を借りる必要に迫られるなど、追加の費用がかかってしまうこともあるのです。
また、商品によっては温度や湿度の管理などが必要なものもあり、在庫の品質を維持するための装置の稼働費用が余分にかかってしまいます。そういった管理が必要でない商品の場合でも、長期保管することによって品質が低下し、販売できなくなってしまう可能性もあります。商品が販売できなくなると、その商品にかかった仕入れコストが全て損失となるのです。また、過剰に在庫を抱えてしまうと管理をするために出荷の際の商品の移動や棚卸などの余分な作業が必要となり、人件費の増加にも繋がりかねません。
このように、在庫が不足していては顧客が欲しい時に商品を売ることができず、当然売り上げを得ることはできませんが、逆に在庫が過剰になってしまった場合についても、品質を維持するために必要な費用や保管費用といったコストの増加を招きます。最終的には在庫削減の必要に迫られて、価格を下げて販売しなければならなくなってしまったり、処分するためのコストがかかってしまったりすることもありえます。このような悪循環の結果として、売り上げや利益が低下し、最終的には業績の低下につながってしまうのです。以上のことからもわかるように、企業が健全な経営状態を保つためには、市場の動きや商品の売れ行きなどをしっかりと見定めて、適切に在庫管理を行っていく必要があるのです。

■徹底すべき！在庫管理のメリット

在庫管理を徹底することには、主に5つのメリットがあります。まず1つが、生産性の向上です。競合が多く、物が売れにくくなった今の時代に、企業はいかにして利益を上げるかで頭を悩ませています。そこで重要視されているのが、作業の効率化によって生産性を向上させることです。在庫の把握がきちんと行われていないと、商品の発注においても適切な量が分からずに注文しすぎて必要以上に保管コストを費やしてしまったり、注文数が足りずに追加注文を行う必要があったりするなど、二度手間になってしまうことがあります。さらに発注のミスにより過剰な在庫があると、目的の商品を探し出すのにより多くの時間を費やすことになり、棚卸などの作業においても非常に時間がかかるので業務効率が下がり、生産性を悪化させる原因となってしまうでしょう。しかし、在庫管理が徹底して行われていれば、こうした不要な作業を行う必要がなくなり、労働時間の短縮により、別の作業に時間を使うこともできるので、生産性の向上につながるのです。
2つめに、キャッシュフローが良くなるという点が挙げられます。企業は仕入れた商品を加工して付加価値をつけて販売することによって利益を上げています。在庫はあくまで在庫であり、販売して初めて利益を生み出すものです。つまり、在庫が在庫のままである状態は、仕入れのためにお金を払っただけで、売り上げの回収ができていないため、キャッシュフローはどんどん悪化していきます。在庫管理の徹底によって、そのような不良在庫の防止も可能となります。販売機会を逃さず仕入れ、販売を行うことで、キャッシュフローは改善されるでしょう。
3つめのメリットとして、品質の安定が挙げられます。商品を長期保管することで、消費期限や賞味期限を過ぎてしまう心配はもちろんですが、そうした期限のない商品であっても、紫外線や湿気など、様々な要因で品質は日々劣化していきます。ちりやほこりの混入などのリスクも保管が長期になるほど高まります。しかし、徹底した在庫管理が行われていれば、必要な商品を必要な数だけ在庫とし、適切なサイクルで出荷することができるようになるので、劣化した商品を顧客に届けてしまう可能性が低くなり、結果として品質が安定することにつながるのです。
在庫管理の徹底による4つめのメリットは、会社の信頼性が向上することです。在庫の数量管理を徹底して行えば、顧客のニーズに応じて商品をスムーズに出荷することができます。期待にすばやく応えることで、顧客は会社を信頼し、より安心感を持って商品を購入し、サービスを利用するようになるでしょう。そのため、しっかりした会社ほど、在庫管理には気を配っているものなのです。
最後に5つめとして、顧客満足度を向上させるというメリットがあります。顧客が商品を購入したいと思ったときに店頭にいつも商品がなかったり、注文を受け付けてもらえなかったりすると顧客はストレスを感じ、場合によってはクレームにつながります。たとえ後から商品が入荷できたとしても、顧客はすでに他社での購入に切り替えてしまい、以後はもう商品を購入してくれないかもしれません。また、注文があったときに注文通りの商品数をスムーズに納品することができなければ、既存の顧客に迷惑をかけることになるだけではなく、新規の顧客獲得も難しくなるに違いありません。在庫管理を徹底し、いつも需要に見合った供給を続けていれば、顧客は信頼して商品を購入したり、取引を結んでくれたりするでしょう。在庫管理は、このように顧客満足度の向上にもメリットがあります。

■実行しよう！適切な在庫管理方法

それでは、適切に在庫を管理するためには、どのような方法をとればよいのでしょうか。
まず考えられるのは、マニュアルを作成することです。在庫管理では、整理・整頓が最も重要といわれています。在庫を品目や種類ごとにきちんと整理しておくことで、在庫数が確認しやすくなり、適正量を保つことにも役立つでしょう。そんな整理整頓をしっかり行うためには、全ての作業員の認識を合わせられるようなマニュアルが欠かせません。いくら個人が懸命に整理整頓を心掛けたところで、それぞれが自分なりのやり方で行ってしまうと、結局在庫を保管する環境は乱れていってしまいます。どこに、いくつ、なんの在庫があるのかを誰が見ても一目でわかるような状態を保ち続けるためには、作業員全員が共通のマニュアルに沿って作業を進めることが必要になります。
さらに、在庫管理を徹底するためには、在庫保管時の整理整頓だけでなく、入荷から、検品、ピッキング、出荷まで、物流の全ての工程ごとに細かくルールを策定するとよいでしょう。一連の作業内容がマニュアルによって標準化されることで、より在庫の情報を把握しやすくなり管理の徹底にも繋がります。
また、期ごとに行うことが一般的な棚卸の頻度を増やすことも大切です。棚卸とは、在庫の現物を確認して数量・評価などを実際に把握するための手段です。在庫の棚卸をすることで、棚卸資産を確定し、原価・利益が決まるのです。棚卸の作業は在庫の数をひとつひとつ数え上げていくため、企業によっては通常の作業をいったん取り止めて人員をあてたり、一週間近くかけて行ったりと、かなり大がかりな作業になりますが、経営面において非常に重要な意味を持ちます。
どの在庫がどれだけあるのか、資産の内容を改めて確認する良い機会になりますし、経営面から仕入れを見直すきっかけにもなります。もし棚卸によって確認した在庫数が帳簿上の在庫数と合わなかった場合は、原因を徹底的に究明し、どちらが正しい数字なのかをしっかりと確認しなければなりません。差異が生じたままにしておくと、経営戦略や予算管理にも影響が出てしまう可能性があるからです。数字が合わない原因として考えられるのは、在庫のカウントミスや帳簿への記入ミス、返品交換が発生した際、帳簿に反映していなかったなど、人為的なミスによるものがほとんどでしょう。それらをひとつひとつ確認し、帳簿上の在庫数と擦り合わせていくのは大変な作業ではありますが、自社の資産を正しく把握するためには徹底して行うべき大切な作業でもあるのです。

■最も有効！在庫管理システムの導入

このように、在庫管理を徹底することで得られるメリットは多いですが、その実現には様々課題があり、なかなかうまく進まないのが現状です。なかでも、人為的ミスを防ぐことが一番難しい課題でしょう。決まった場所に保管するべき在庫をうっかり別の場所に移動したままになっていたり、入庫・出庫の際に必要な手続きをとっていなかったりすることもあるかもしれません。また、データ入力の際、人為的ミスにより在庫が二重にカウントされてしまうことや、誤った数値が入力されてしまう場合もあります。スタッフ一人ひとりの在庫管理に対する意識の低さから管理ルールが徹底されず、在庫の差異が生じてしまうことも少なくありません。
このような多くの問題を解決し、在庫の管理を効率化・正確化してくれるのが、在庫管理システムです。在庫管理システムを導入することで、データ入力などの作業が自動化され、人為的ミスを大幅に削減することができます。たとえば、何百種類もの細かい部品や原材料などを商品とする企業の場合、入出荷の都度、在庫数のデータの書き換えを行うのは、相当な労力と時間を必要とします。しかし、在庫管理システムを導入すれば、入荷から出荷までの在庫の動きを一元管理することが可能です。仕入れ先への発注伝票や、入出荷に関する情報、返品交換に関する伝票などをもとに、在庫数の変化を自動で最新のものに書き換えてくれます。また、在庫の情報を社内で共有したり、スピーディーにレポートを作成したり、管理資料のほぼすべてを簡単に出力したりすることもできるため、それまでの煩雑な手間や時間が必要なくなり、業務の効率が大幅に向上することが期待できます。
また、企業にとって大きな負担となっている棚卸作業においても在庫管理システムは非常に役立ちます。入荷時に商品ごとに情報を組みこんだバーコードを添付しておき、棚卸の際それをハンディターミナルなどでスキャンするだけで、数の確認や入力、集計の作業が自動的に行われるので、手作業が不要になります。以前のように多くの人員や時間をかける必要はありません。
さらに、在庫管理システムのなかには、商品ごとの販売実績データやニーズ予測をもとに、最適な在庫数を導きだす機能や、今後の動向をシミュレーションしてくれる機能も存在します。これらの機能は、適切な在庫管理のためには欠かせない、仕入れと販売のバランスを保つことにも大きく貢献します。これにより、保管コストの増加や販売機会の損失という企業にとってのダメージを最小限にすることが可能となるでしょう。このように、在庫管理システムを導入することは、作業の効率化を図ることができるだけでなく、人為的ミスなどを削減し、より正確性の高い在庫管理を行うのに最も有効な手段だといえます。最新の情報にすばやくアクセスし、分析を行うこともできるので、それまで経験などから判断してきた在庫の最適値を導き出すことも可能となり、なかなか進まなかった在庫管理の徹底が実現できるようになります。

■徹底した在庫管理で企業の成長を促進！

在庫管理は企業が成長していくために必要不可欠であり、しっかり徹底して行うことで多くのメリットをもたらします。無駄な作業を減らして効率を上げることができ、生産性の向上を可能にします。適切な在庫数を保つことができ、保管や維持管理のために余分なコストがかかることはありません。また安定したサイクルで仕入れや販売を行うことが可能になり、長期保管による商品の品質劣化を防いで、安定した品質を保つことができます。さらに、在庫数をしっかり把握していることで顧客の注文にも迅速に対応し、スムーズに出荷を行うことができますし、不用意に在庫切れを起こすことがなくなるため、企業の信頼性を向上させることにもつながるでしょう。そのため、多くの企業は在庫管理の徹底を目指し、作業ごとに細かくマニュアルを作成したり、棚卸の頻度を増やし、在庫数に差異が生じてしまった場合には原因の究明に力を注いだりと、様々な努力を行っているのです。
しかし、そのような努力の一方で、マニュアルやルールの順守がなされていなかったり、人為的ミスが発生したりして、思うような成果がなかなか得られないという企業も少なくありません。そんな悩みや課題を解決するのに、在庫管理システムの導入は非常に有効です。在庫管理システムには、そういった悩みを解決に導く力だけではなく、手作業での在庫管理にはないメリットもあります。まず、煩雑な入力作業をなくすことが可能になります。在庫管理システムでは発注書や納品書、返品交換伝票など入出荷や在庫移動に関わる書類をバーコード等で管理し、自動で在庫数を計算します。そのため人為的ミスが減るだけでなく、作業時間を大幅に短縮することができます。またバーコード等による管理は棚卸作業を簡略化するだけでなく、精度の向上も同時にかなえることができ、作業効率化に多いに役立ちます。そのほか、在庫についての最新情報を社内で簡単に共有できることも、大きなメリットでしょう。情報にアクセスするために必要な登録さえ行えば、どこでも最新の在庫データを確認することができるので、情報共有のためのコストがかかることはありません。在庫に関する資料作成や、納品書、発注書などの伝票作成がスピーディーに行うことができるのも、メリットのひとつです。
このように在庫管理の徹底を実現することで、さらなる効率化と生産性向上が期待できるのです。ぜひ、在庫管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。